Różne źródła opisują ustalone formaty, zgodnie z którymi dokumentacja techniczna zakładów przemysłowych oraz instalacji procesowych powinna być sporządzana w zakresie bezpieczeństwa. Ponieważ obejmuje ona naukową metodę oceny zagrożeń procesowych, musi być przygotowana w sposób czytelny i wiarygodny.
Sekcje dokumentacji
Kluczowe sekcje dokumentacji technicznej obejmują stronę tytułową, spis treści oraz odpowiednie identyfikatory kontroli dokumentów, specyficzne dla potrzeb każdej strony. Streszczenie to sekcja, która w raportach zwykle jest ograniczona do jednej lub dwóch stron. Zapewnia kierownictwu przegląd dokumentacji, w tym zakres, metodologię, istotne wyniki oraz najważniejsze zalecenia. Podsumowanie natomiast powinno być umieszczone tam, gdzie znajdują się odpowiedzi na podstawowe pytania zawarte w dokumentacji. W większości przypadków, sekcja ta jest opisywana jest na samym końcu. Weryfikacja dokumentacji technicznej obejmuje sprawdzenie wszystkich sekcji.
Zakres i cel dokumentacji
W treści dokumentacji należy szczegółowo opisać zakres i ograniczenia procesu oraz cele badania, takie jak spełnienie wymagań zawartych w regulaminie, standardach lub celach w zakresie bezpieczeństwa procesów korporacyjnych lub lokacyjnych. Kolejna sekcja to metodologia. Zwykle opisuje ona metody wykorzystane do analizy procesu oraz identyfikacji zagrożeń. Powinna zawierać omówienie, dlaczego wybrana metoda ma najlepsze zastosowanie do określonego problemu. Należy uwzględnić zastosowaną technikę oceny ryzyka, a także wyszczególnić czynności wymagane dla przeprowadzenia metody oraz określić uprawnienia do przeprowadzenia działań uwzględnionych w harmonogramie. Weryfikacja dokumentacji technicznej czasem wymaga, aby uwzględniono w treści również listę uczestników zespołu, włącznie z ich doświadczeniem oraz tytułami.
Weryfikacja dokumentacji technicznej
We wnioskach należy wyszczególnić wszystkie najważniejsze ustalenia. Śledzenie dalszych działań będzie łatwiejsze, jeśli liczba przydzielonych grup lub osób zostanie utrzymana w rozsądnej liczbie, na przykład trzech lub czterech. Warto podkreślić wstępny charakter ustaleń, które doprowadzą do opracowania planu zarządzania ryzykiem w zakresie działań zastępczych. Taki plan może obejmować szczegółową analizę konsekwencji, analizę ochrony lub ilościową analizę ryzyka. Wyniki kategoryzować można według głównych tematów, takich jak węzeł procesu, działanie urządzenia lub obszar zaleceń, np. konserwacyjnych, operacyjnych czy inżynieryjnych.
