Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to pewnego rodzaju rewolucja. Wszystko dlatego, że redukuje lub całkowicie eliminuje dokumentację w wersji papierowej. Dodatkowo pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Co jednak warto wiedzieć przed jego wdrożeniem?
Metoda ta pozwala znacząco przyspieszyć i zoptymalizować funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Dzieję się tak dlatego, że wykształcana jest pewnego rodzaju struktura hierarchiczna. Dzięki temu wiadomo, kto i w jakim zakresie ma dostęp do konkretnego pisma oraz w jakiej kolejności dana sprawa będzie załatwiona.
Kwestia jest o tyle istotna, że praktycznie każdego dnia do jednostki trafia mnóstwo dokumentacji. Dokładnie tyle samo albo jeszcze więcej jest generowane przez jednostkę. Zatem pracownicy, zwłaszcza sekretariatów, mają ręce pełne roboty. Tymczasem elektroniczny obieg dokumentów w firmie może być wdrożony w każdym miejscu, niezależnie od branży i wielkości.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Elektroniczny obieg dokumentów ma bardzo wiele zalet. Poniżej omówiono zaledwie kilka z nich, które najczęściej są wskazywane przez samych użytkowników.
Bezpieczeństwo
W czasach, gdy informacja jest jednym z najcenniejszych składników, zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji jest kluczowe dla wielu firm. Redukcja archiwum tradycyjnego, daje możliwość kontroli tego, kto i w jakim czasie oraz zakresie ma możliwość wglądu do pism.
Sprawność działania
Dzięki możliwości natychmiastowego przesyłania dokumentów, można zoptymalizować prace. Dodatkowo umożliwienie edycji przez kilka osób jednocześnie sprawia, że nie ma mowy o duplikowaniu działań. Wszystko to ma wpływ na produktywną pracę zespołu.
Oszczędność
Redukcja dokumentacji papierowej powoduje obniżenie, a nawet wyeliminowanie pewnych kosztów. Z kolei sprawny przesył danych przyczynia się do zwiększenia wydajności etatowców. A to ma wpływ na minimalizację czasu, który jest przez nich przeznaczamy na dane czynności.
Analiza
Pierwszy z etapów, który ma związek z przejściem na system elektroniczny to zbadanie potrzeb. Dlatego na tym etapie, wykonawca powinien poznać specyfikę firmy, ilość zatrudnionych w niej osób etc. Omawia również wspólnie z klientem jego potrzeby oraz wymagania. Wszystko po to, by dopasować idealne rozwiązanie i ustalić schemat działania. Dzięki temu odbiorca ma pewność, że płaci za to, czego faktycznie potrzebuje.
Wdrożenie
Zazwyczaj etap ten jest dzielony na moduły. Dzięki temu proces sukcesywnie idzie do przodu. Bez utrudniania przy tym działania firmy. Czas zależny jest od wielkości oraz sposobu funkcjonowania jednostki.
Wsparcie
Zazwyczaj po wdrożeniu elektronicznego systemu, następuje szkolenie praktyczne dla odbiorcy. Z reguły wygląda to tak, że wykonawca pokazuje, w jaki sposób poruszać się po oprogramowaniu i jak sobie radzić na wypadek ewentualnych awarii. Przeważnie można również liczyć na usługę serwisową czy consulting na dalszych etapach.
