Osiągnięcie jak największej efektywności przy jak najmniejszych nakładach pracy często wymaga restrukturyzacji przedsiębiorstwa i zmiany modelu zarządzania. W tym celu wdrażane są techniki, które pozwalają na dostarczenie klientom wysokiej jakości usług przy wykorzystaniu ograniczonych zasobów i kosztów.
Jedną z takich metod jest tzw. model „szczupłego zarządzania” stworzony przez Johna Krafcika w 1988 roku. Wprowadzone przez niego pojęcie „lean” dało początek koncepcji Lean management, polegającej na wyłączeniu z procesu produkcji czynności, które nie przekładają się na wartość wytwarzanego produktu. Zoptymalizowano więc proces produkcji, odrzucając działania zbędne, które zastąpiono „narzędziami lean” zapewniającymi produktom bądź usługom odpowiednią jakość. Interpretując tą teorię, można więc pokusić się o stwierdzenie, że „wykorzystując mniej, wytwarza się więcej”. Tym sposobem firma zyska na oszczędnościach, wprowadzając pewne ograniczenia w procesie produkcji, zaś klient otrzyma to, czego oczekuje.
Solidne podstawy „szczupłego zarządzania”
Skuteczne stosowanie w przedsiębiorstwie metody Lean management to konieczność dostosowania jej do specyfiki firmy, struktur organizacyjnych, sposobu funkcjonowania, a także do branży. Metoda „lean” nie jest schematem, który można przenieść w dowolne miejsce bez uprzedniego wprowadzenia jakichkolwiek zmian. Już samo stwierdzenie „szczupłe zarządzanie” kojarzy się z pewnymi, nieodzownymi modyfikacjami. Wdrożenie Lean management wymaga więc indywidualnego podejścia, zaprojektowania modelu będącego rozwiązaniem na istniejące w przedsiębiorstwie problemy. Teoria ta daje więc solidne podstawy dla stworzenia struktury pozwalającej na optymalne zarządzanie przy znacznie mniejszych niż dotychczas nakładach.
Wdrożenie Lean management
Wdrożenie techniki Lean management musi zostać poprzedzone analizą sytuacji przedsiębiorstwa, która pozwoli opracować adekwatny model „szczupłego zarządzania”. Konieczne są takie działania, jak: sprecyzowanie założonych celów i przyjętych sposobów ich osiągania, ocena sytuacji wewnętrznej firmy i zdefiniowanie problemów, określenie oczekiwań klientów, badanie rynku i działań konkurencji. W kontekście wyników przeprowadzonej analizy należy wskazać efekty, jakie wiąże się z wdrożeniem metody Lean management. Przed rozpoczęciem zmian trzeba jednak dobrze się zastanowić, czy technika „lean” rzeczywiście jest właściwym rozwiązaniem.
Planując zmiany w zakresie sposobu zarządzania, trzeba traktować całe przedsiębiorstwo jak organizm. Nie można więc wykluczyć z restrukturyzacji jednego bądź kilku działów, gdyż wdrożona metoda „lean” nie spełni swej roli. Ponieważ wszystkie zespoły działające w obrębie firmy są ze sobą powiązane, modyfikacja jednego już narzuca konieczność zmian w kolejnych, zależnych od niego. Aby proces produkcyjny w oparciu o Lean management przebiegał prawidłowo, konieczne jest sprecyzowanie powiązań między działami, zwłaszcza że metoda „lean” wdrożona w przedsiębiorstwie obejmuje wszystkie funkcje biznesowe.
Specjalistyczne szkolenia z metody „lean”
Identyfikacja procesów biznesowych i powiązań między nimi, dokonywana w odniesieniu do zasad wynikających z teorii „lean”, może powodować pewne trudności. Dodatkowym problem może stanowić niekiedy skostniała struktura organizacyjna i obawa przez zmianami. Nowe zasady zarządzania często budzą wątpliwości, zwłaszcza jeśli mocno odbiegają od dotychczas przyjętego modelu zarządzania. Dlatego też wdrożenie Lean management to nie tylko modyfikacja struktur organizacyjnych przedsiębiorstwa, ale też przygotowanie pracowników do nowych zasad, które będzie można wprowadzić i z powodzeniem stosować tylko przy współpracy wszystkich specjalistów firmy. Opracowanie optymalnej strategii „lean”, zgodnej ze specyfiką firmy, a także późniejsze jej wdrożenie i stosowanie przy ogólnej akceptacji kadry zarządzającej i pracowników, często poprzedzają długie przygotowania. Ich elementem jest nie tylko analiza, ale też szkolenia z zakresu Lean management, które pozwalają lepiej zrozumieć nowe zasady i właściwie je zastosować. Tematyka takich szkoleń jest zwykle bardzo szeroka i obejmuje wiele zagadnień istotnych dla „szczupłego zarządzania”. Wśród omawianych pojęć znajdują się takie jak: 7 narzędzi jakości, analiza migawkowa, 5xDlaczego (5 WHY) czy 5S.
